Описание предприятия

Всего в издательстве «Астра» трудится 80 человек.

Построение производственно-технологического процесса идет по принципу стекания задач из разных редакций в ответственные отделы.

Например, штат художников обеспечивает иллюстрациями все три редакции по мере запроса, таким же образом работает отдел верстки и набора, а также вывода.

Эта система была выбрана взамен первоначальной системе комплектовки каждой редакции собственным художником, верстальщиком и наборщиком по той причине, что целый отдел специалистов без конкретной привязки к конкретной редакции качественнее и быстрее выполняет задачи, т.е. существует взаимозаменяемость сотрудников, делегирование задач и быстрые методы совместного их решения. 

Бумажный документооборот на предприятии

Постановка редакционных задач перед отделами обслуживания происходила по принципу создания служебной записки-запроса.

Служебная записка создавалась внутри редакции и дальше проходила путь:

• Утверждение от начальника подразделения
• Секретариат (отправлена на подпись генеральному директору)
• Утверждение и согласование (генеральный директор)
• Отдел назначения (с подписью и печатью)

 Описание проблем, связанных с бумажным документооборотом.

Эта система работала исправно при небольшой нагрузке, но при расширении издательства и появлении больших объемов работ выявились проблемы на каждом этапе:

Возросло количество форм служебных записок и документов: заявки на создание иллюстраций и обложек, на верстку и набор, на корректуру и редактуру, на исправление найденных в процессе работы над книгой ошибок – все это превратило сопутствующий книге пакет документации в чрезмерно разросшийся.

Неудобство постоянной миграции бумаг туда-сюда, задержки то в одном, то в другом отделе, потеря документов – обычные спутники бумажного документооборота, повышающие сроки работы над проектом, его эффективность и безопасность.

Добавьте к этому создание договоров, счетов на оплату внештатным сотрудникам, ежемесячную отчетность по результатам работы редакции, юридическое документационное сопровождение – и получите бумажный массив, который в конце концов становится неподъемным и тормозит не только работу каждого сотрудника, но и работу издательства в целом.

 Обычное утверждение книги превращается в скучный и опасный квест на прохождение полосы препятствий.

Пример привести достаточно просто.

 Пример работы с бумажным документооборотом на предприятии с разветвленной структурой.

Главный редактор редакции с штатом в десять человек.

Каждый из десяти подчиненных главного редактора готовит к печати пять-шесть книг ежемесячно.

Каждый из них приносит на первичное согласование служебную записку на каждую из книг:

• Запрос юридическому отделу на подтверждение наличия авторских прав, разрешение на перевод текста, договор с автором.
• Заявка на набор текста
• Заявка на корректуру и редактуру текста
• Заявка на создание иллюстраций
• Заявка на создание обложки
• Заявка на верстку
• Заявка на вывод pdf

Книжное дело капризно: только что подготовленная обложка может не понравиться автору и придется начинать все сначала. Может не хватить иллюстраций и придется заказывать дополнительные. Корректор может пропустить свои сроки и вынудить верстальщиков отодвинуть сроки работы конкретно с этой книгой. Любое промедление может совпасть с окончание сроков авторских прав, и тогда работа над книгой либо остановится вовсе и принесет издательству убытки, либо начнется заново с договора о продлении авторских прав. Главный редактор окажется утопленным в бумаге, и над ведь есть еще и секретариат, куда стекаются все документы, а еще выше – генеральный директор, которому ничего не остается кроме как заниматься сплошными утверждениями и подписаниями.

Попутно издательство решает и другие вопросы: заказывает канцтовары и текущие ремонты, оформляет отпуска и высчитывает заработную плату, ведет кадровый учет, готовит бухгалтерскую и налоговую отчетность, занимается планированием и аналитикой, и без этих жизненно-важных процессов на плаву долго не продержится: контроль руководителя и его осведомленность о работе каждого подразделения обязательны.

Можно представить, что удобнее и выгоднее было бы урезать половину бумажных обязательств. Однако опыт показывает, что без документированного подтверждения сложно отследить этапы производства, выявить выполнение обязательств сотрудников и руководителей, определить меру их ответственности за ошибки. Парадокс - сокращение бумажного документооборота ведет к потере прозрачности управления, а с другой стороны, наращивает трудо- и времязатраты, выматывает сотрудников и повышает возможность ошибок – бумага имеет свойство теряться.

Рано или поздно (и лучше рано) предприятие приходит к идее общей автоматизации происходящих процессов, надеясь на быстрое решение всех своих проблем и наращивание прибыли и эффективности.

Для решения проблем и проведения эффективной автоматизации издательства "Астра" были выбраны три программных продукта: